Evidujte tržby jen pomocí SMS

První fáze elektronické evidence tržeb (EET) se rychle blíží. Hospodští a restauratéři budou muset evidovat už od 1. prosince. Na začátku listopadu také začíná období, kdy si mohou lidé své pokladní zařízení vyzkoušet. Přesto se zatím u Finanční správy registrovala k EET asi jen třetina podnikatelů, jichž se první vlna týká. Dvě třetiny buď nechávají EET a všechny povinnosti s ní spojené na poslední chvíli, nebo váhají, jaké zařízení zvolit. Část možná také přemýšlí, zda vůbec v podnikání pokračovat. To se může týkat především menších restaurací či vesnických hospůdek, které mají nižší obrat nebo fungují jen sezonně. Právě jim by mohl pomoci jednoduchý systém evidence, k níž nepotřebují nic víc než odeslat SMS zprávu.

„Zamýšleli jsme se nad tím, že elektronická evidence tržeb by ze své podstaty neměla vyžadovat složité zařízení. Pro obchodníky s nízkými příjmy by to bylo likvidační,“ říká Pepe Rafaj ze společnosti Red Eggs, která přišla s možností, jak splnit zákonnou povinnost a evidovat s prakticky nulovými náklady a také s minimálními starostmi.

Klíčový je v celém systému mobilní telefon, dokonce se ani nemusí jednat o tzv. chytrý telefon. Bohatě postačí i starší tlačítkové modely. K němu si podnikatel nemusí pořizovat ani speciální software v podobě aplikace, ani tiskárnu na účtenky. Povinná evidence probíhá prostřednictvím SMS zprávy, která bude zasílána na mobilní číslo, které obdržíte po registraci – místo fyzického pokladního zařízení podnikatel používá virtuální terminál. Po zavolání na +420 228 226 571 uslyšíte hlasovou nápovědu k EET.

Takovou možnost evidence pravděpodobně nezvolí velké restaurace a hotely či velkoobchody, které denně přijmou stovky až tisíce hotovostních plateb a v drtivé většině případů mají sofistikované pokladní systémy. Vhodným řešením ale může být pro menší obchody třeba na vesnicích, kde denně obslouží desítky zákazníků, nebo řemeslníky, kteří budou evidovat třeba jen několik příjmů týdně. Podle Rafaje ale nemusí živnostníci a podnikatelé tento způsob používat jen jako hlavní evidenci, ale také coby záložní řešení pro případy, kdy jim vypadne hlavní EET pokladna, nebude fungovat internet nebo dojde k jinému technickému problému. SMS EET terminál může být též přechodným řešením pro podnikatele, kteří se ještě nerozhodli, jaké pokladní zařízení pořídit, a chtějí si například počkat na první zkušenosti po začátku evidence.

„Zákazník se u nás registruje a dodá podklady k tomu, abychom za něj mohli komunikovat se státní správou ve věci EET. Na svém profilu si zaregistruje telefonní číslo, které ho bude jednoznačně identifikovat, z něj pak posílá požadavky na SMS EET terminál,“ vysvětluje jednoduchý způsob evidence Rafaj. K tomu tedy není potřeba ani internetové připojení, které je pro evidenci přes klasickou on-line pokladnu nezbytné, pouze mobilní signál (pokud tedy živnostník neeviduje v tzv. zjednodušeném režimu, který musí schválit Finanční správa).

V praxi systém funguje tak, že obchodník zašle na dané telefonní číslo SMS EET terminálu textovou zprávu s přijatou pokladní částkou a terminál se postará o zaslání údajů Finanční správě, a tím splní zákonnou povinnost. Obchodníkovi, popřípadě i klientovi zašle zpět v SMS zprávě odkaz na účtenku.

Jak je to s tou vytištěnou účtenkou?

Právě v samotné účtence je zakopaný pes. Všechny pokladní systémy totiž předpokládají, že účtenku je třeba vytisknout, a proto je nezbytná tiskárna účtenek. Zákon ale stanovuje, že je povinné vystavit účtenku a předat ji zákazníkovi. Jakou formu ale účtenka má mít, to už blíže nespecifikuje. Společnost Red Eggs přitom vychází z analýzy právní kanceláře Glatzová & Co. Účtenku je tak možné vystavit v papírové podobě, tedy vytisknout, ale také vypsat rukou či vystavit v elektronické podobě pomocí SMS zprávy nebo e-mailu, popřípadě ji umístit do virtuálního úložiště – cloudu.

SMS EET terminál tak nabízí dvě varianty, jak se s vystavením účtenky vypořádat i bez tiskárny: buď ručně, nebo elektronicky. Základní otázkou je, zda bude zákazník ochotný přijmout elektronickou verzi účtenky a jestli bude svolný poskytnout své telefonní číslo. Pokud se s obchodníkem domluví na elektronické účtence, obchodník zašle SMS EET terminálu spolu s informací o částce také telefonní číslo zákazníka. Tomu pak přijde na jeho mobilní telefon odkaz na elektronickou účtenku. Obchodník pak už zákazníkovi fyzicky nemusí dát žádný doklad.

Pokud zákazník nechce sdělit své telefonní číslo, obchodník zašle v SMS pouze přijatou částku. Zpět dostane opět odkaz na elektronickou formu účtenky, jehož součástí je i číselný kód sFIK (zkrácená verze fiskálního identifikačního kódu, který přiděluje transakci Finanční správa). Ten poté doplní na již vystavenou účtenku. Společnost Red Eggs vychází z předpokladu, že dnes už každý podnikatel nějakým způsobem doklad vystavuje, ať už ručně, nebo prostřednictvím jiného pokladního zařízení.

Zajímavá bude pro podnikatele také samotná cena. Pokladní systémy se totiž cenově pohybují od pěti až do dvaceti tisíc korun, přídavné tiskárny k mobilnímtelefonům a tabletům v řádech tisíců a měsíční servis s evidencí spojený většinou stojí několik set korun. Nic z toho ale podnikatel, který se rozhodne evidovat přes SMS, nepotřebuje a cena za využití SMS EET terminálu je velmi nízká. „Aktuálně počítáme s cenou jedna koruna za transakci do hodnoty 500 korun a dvě koruny za transakci s hodnotou nad 500 korun,“ říká finanční ředitel společnosti Ondřej Krákora. Minimálně do začátku druhé vlny společnost navíc nabízí pořízení SMS EET terminálu zdarma.

Co nejméně byrokracie

EET pro podnikatele nepředstavuje jen starost okolo pokladního zařízení a případné vyšší finanční náklady, ale také další komunikaci s úřady. Před samotným zahájením EET je totiž třeba požádat Finanční správu o autentizační údaje, které umožní přihlášení na portál správce daně, poté je třeba na portálu zaevidovat svoji provozovnu a vygenerovat certifikát. Ten se musí nainstalovat do pokladního zařízení a pravidelně obnovovat.

„Manipulace s certifikátem pro nezkušené a neIT uživatele může být matoucí a je zcela proti uživatelské přívětivosti,“ říká Rafaj. Společnost tak nabízí službu Národní EET, která zajistí veškerou potřebnou komunikaci s úřady a také uložení certifikátu v případě, že se rozhodnete evidovat přes SMS.

Službu totiž mohou využít i lidé, kteří se chystají používat zařízení od jiné společnosti, ale chtějí se vyhnout složitým byrokratickým úkonům. V takovém případě je třeba dát společnosti plnou moc. Tu je buď možné vyplnit ručně (plná moc je součástí této přílohy na str. 33–34), nebo elektronickým způsobem, což bude vhodnější pro podnikatele, kteří mají více provozoven. Přiložený formulář totiž umožňuje zadat údaje pouze jedné provozovny. Plnou moc je pak třeba zaslat na adresu společnosti. Pokud se podnikatel rozhodne využít služeb společnosti, musí také souhlasit s tím, že společnost bude zpracovávat jeho osobní údaje, bude totiž disponovat informacemi o jeho podnikání (souhlas se zpracováním je taktéž součástí přílohy, str. 35).

Kontaktní údaje: Kam poslat plnou moc a souhlas se zpracováním osobních údajů: Red Eggs, Bubenská 1477/1, 170 00 Praha 7

Telefonní číslo, na kterém získáte hlasovou nápovědu: +420 228 226 571.