Rádce pro digitalizaci firmy: Čím začít?

Doba, kdy si firma vystačila se skříní plnou šanonů, je nenávratně pryč. Digitalizace už nepředstavuje pro firmy pouze „volitelný směr“ pro dosažení konkurenční výhody, ale jde již o nezbytný proces, kterým musí každá úspěšná společnost projít. Řada z nich se o tom přesvědčila během pandemie covid-19, kdy práce z domova přestala být vnímána jako benefit pro zaměstnance, ale naopak jako jediná možnost, jak zajistit funkční provoz.

„O digitalizaci je potřeba přemýšlet co nejdříve. Není určující velikost společnosti ani její obrat. Jsou firmy s několika zaměstnanci s vysokou mírou digitalizace a milionovými obraty. Takže to není klíčový ukazatel. Zásadní je položit si otázku, čeho chce firma digitalizací dosáhnout. Samozřejmě digitalizace musí dávat smysl i finančně,“ uvedl Pavol Katrenčík, ITS Portfolio Manager ve společnosti Konica Minolta Business Solutions Czech, a dodal: „Nejdůležitější pro firmu na úplném počátku je přijmout tu změnu mentálně. Musí nabýt přesvědčení, že digitalizace pro ni má smysl a že když investuje finance a čas zaměstnanců, tak se jí ve finále v jejím podnikání bude dařit lépe.“

Vždy začít analýzou

Samotnému procesu digitalizace by měla ze strany firmy vždy předcházet podrobná analýza. Podle zkušeností společnosti Konica Minolta jsou klienti v této fázi vizualizace stávajících procesů často sami překvapeni tím, jak složitě s dokumenty pracují. Analýza pomůže identifikovat jednotlivé procesy a zaměřit se primárně na ty problémové nebo na agendy, které lze zdigitalizovat jednoduše, rychle a mají vysokou finanční návratnost. Příkladem může být například elektronické podepisování dokumentů. Proces nasazení u zákazníka trvá několik dnů a klient může elektronicky podepisovat dokumenty po krátkém zaškolení prakticky okamžitě.

Další důležitou otázkou, kterou by si firma měla v rámci prvotní analýzy zodpovědět, je, zda bude digitalizační software provozovat sama nebo jestli využije cloudové řešení. V prvním případě musí počítat s tím, že k tomu bude potřebovat odpovídající hardwarovou a softwarovou infrastrukturu a interní tým, který se o ni bude starat. To je důvod, proč v současnosti většina zejména menších a středních firem dává přednost cloudu.