Jak si poradit s evidencí docházky zaměstnanců ve společnosti

Při zakládání společnosti máte nejspíše jiné priority, než je evidence docházky a pracovní doby. Evidovat pracovní dobu je přitom vaší povinností, a právě na tuto povinnost mnoho firem zapomíná. Navíc často podnikatelé zaměňují pojem evidence docházky s evidencí pracovní doby. Jak to tedy je? A jak na evidenci docházky v dnešní době, kdy jsou zaměstnanci často na home office a nejsou tak přítomni na pracovišti? To vše se dozvíte v dnešním článku

Rozdíl mezi evidencí pracovní doby a evidencí docházky

Evidencí pracovní doby označujeme tu dobu, kdy se zaměstnanec věnuje své náplni práce podle pracovní smlouvy (jedná se tak o reálnou odpracovanou dobu zaměstnance). Na druhou stranu evidence docházky představuje celou dobu, za kterou je zaměstnanec přítomen na pracovišti nebo v objektu zaměstnavatele. Zaměstnanec ale nemusel po celou dobu pracovat – mohl být na pauze, odskočit si k doktorovi, přespával mimo pracoviště v rámci služební cesty apod.

Evidence pracovní doby jako zákonná povinnost

Evidovat pracovní dobu má povinnost podle zákona (ust. § 96) každý zaměstnavatel, který zaměstnává více než 1 zaměstnance. Tento zákon však nestanovuje, jak to má zaměstnavatel udělat. Nejčastěji tak v praxi padá tato povinnost na personalisty, případně mzdové účetní.

Pozor ale na to, že evidenci je potřeba nastavit tak, aby byla vždy jednoduše dokazatelná v případě kontroly z inspektorátu práce. Evidence tak musí být přehledná a průkazná, a proto je potřeba ji archivovat. Odměnou za správně nastavený proces zaznamenání pracovní doby vám pak může být snadnost zpracování mezd.

Jak nejčastěji firmy evidují pracovní dobu? Budete se divit, ale podle interního průzkumu společnosti Alveno, stále 30 % oslovených firem nepoužívá žádnou automatizaci. Docházku zapisují na papír, případně do excelu.

Tento postup má ale řadu nevýhod, nelze jej jednoduše sdílet, aktualizovat, přeposílat, ani napojit na mzdový systém. K tomu si přičtěte komplikované zálohování, dohledávání dat, riziko smazání, nebo ztráty počítače apod. Nejlepším lékem na tyto neduhy jsou moderní docházkové systémy, které jsou často založeny na cloudovém řešení.

Jak pomůže moderní docházkový systém

Už 21 let žijeme v 21. století, proto se i evidence docházky zaměstnanců, která usnadňuje konečnou evidenci pracovní doby, dočkala postupné digitalizace. Docházkové systémy umožňují evidovat kompletní docházku zaměstnance. Nejedná se jen o evidenci příchodů a odchodů, ale právě díky různým výjimkám jako je dovolená, služební cesta, přestávky na pauzu, ale také lékařská prohlídka a jiné, je následně jednoduché zjistit kompletní pracovní dobu zaměstnance.

„Docházkový systém Alveno jde ještě dál, jelikož je na cloudu, můžete mít k datům přístup odkudkoliv. A nejen vy, ale také vaši obchodní zástupci, zaměstnanci na home office, a to vše jednoduše díky online čtečce, která je samozřejmě integrována v přívětivém prostředí,“ říká Michal Hochman, CEO docházkového systému Alveno.

Díky tomu je snadné na začátku měsíce jednoduše potvrdit, případně po konzultaci se zaměstnancem opravit docházku, a okamžitě mít podklady pro fakturaci do mzdových systémů. Vše je následně dohledatelné na pár kliknutí a odpadá riziko ztráty dat.

Jak je to s evidencí docházky na home office

Home office je v poslední době velké téma. Momentálně je nejčastější hybridní model home office, kdy jsou zaměstnanci třeba 2 dny v kanceláři a další dny jsou doma.

Na jednu stranu je home office velmi efektivní, ale jak může mít zaměstnavatel přehled o tom, kdo v práci je a kdo není? Kdo má dovolenou, kdo je u lékaře? A opravdu to není kvůli důvěře případně nedůvěře mezi oběma stranami.

Jako zaměstnavatel máte vůči zaměstnanci mnoho povinností a často se zapomíná, že i práce na home office je pracovní doba. Stačí zmínit jen BOZP (bezpečnost a ochrana zdraví při práci), zaměstnavatel zodpovídá za svého zaměstnance z pohledu bezpečnosti, ale pouze tehdy, když vykonává práci. Připočtěte k tomu vysokou flexibilitu home office i to, že si jej často vybírají lidé v profesích, které využívají pružnou pracovní dobu, a získáte představu o tom, proč je právě elektronická evidence docházky tolik důležitá. Důvodů, proč mít přehled o tom, kdy zaměstnanec vykonává práci a kdy má přestávku, je tak celá řada.