Jak na evidenci mezd ve mzdovém softwaru?

Jak dlouho si myslíte, že podnikatel musí evidovat, respektive archivovat mzdy svých zaměstnanců? Pokud tipujete, že maximálně 10 let, jste vedle. Archivační doba mzdových dokladů je mnohem delší.

Pojďme se ale na problematiku evidence mezd podívat od začátku. Nejčastěji mzdová účetní pracuje s aktuálními mzdovými listy. Díky nim ví, kolik má zaměstnancům poslat jako výplatu a na základě mzdových listů vystavuje zaměstnancům potvrzení o zdanitelných příjmech nebo nachystá roční zúčtování daně.

Archivační lhůty u mezd

Se staršími mzdami už účetní nepotřebuje pracovat aktivně, ale musí pohlídat jejich správnou archivaci. Dle zákona o účetnictví mzdové listy uchovávejte 5 let od konce účetního období, kterého se týkají.

Dále je nutné tyto záznamy archivovat z pohledu důchodového pojištění. Od roku 2023 je musí zaměstnavatelé uchovávat 45 let od konce účetního období, kterého se týkají (dříve byla lhůta 30 let). Jestliže se tyto dokumenty týkají starobních důchodců, uschovávejte je 10 let od konce účetního období, kterého se týkají.

Další detaily najdete v zákoně o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, §35a.

Pokud používáte software na mzdy a zrovna přecházíte na jiný systém, vždy si staré mzdové listy převeďte, případně si jinak zajistěte jejich archivaci. Jestliže máte mzdové listy v papírové podobě, uložte je na bezpečné místo, např. do skříně se zámkem. Na výplatnicích je řada osobních údajů – kdyby se k nim dostal někdo nepovolaný, hrozí vám problémy.

V případě, že ukončíte podnikání a vaše firma nemá právního nástupce, i tak musíte výše uvedené archivační lhůty dodržet. Máte povinnost písemně oznámit okresní správě sociálního zabezpečení, kde tyto doklady uchováváte.

Jak vám pomůže mzdový systém

Software na mzdy vám ušetří spoustu času. Každý zaměstnanec má svoji kartu – na ní uvedete:

• různé složky mzdy,
• slevy na dani,
• odčitatelné položky,
• srážky,
• nezdanitelné příjmy
• a nepřítomnosti v aktuálním měsíci.

V dalším kroku zadáte, kolik dnů zaměstnanec odpracoval a jestli mu náleží prémie či jiné odměny. Mzdový software vám ze zadaných údajů spočítá mzdu automaticky a připraví vám mzdový list.

Zaheslovaný výplatní lístek v pdf snadno odešlete na e-mail zaměstnance.

TIP: Jak vybrat mzdový a personální systém – více informací zde.